İstanbul’da Etkinlik Planlamaya İlişkin Temel Hazırlıklar
Etkinlik planlama, göz korkutucu olmasına rağmen heyecan verici bir görev olabilir. egtevent olarak , bunun karmaşıklığının farkındayız ve böylece etkinliğinizi büyük bir başarıya dönüştürecek gerekli önlemleri size sunuyoruz. Dünyanın en işlek şehirlerinden biri olan İstanbul’da yer aldığımız için, bu şehrin en başarılı etkinliklerinden bazılarını organize etmenin ve aynı zamanda tüm müşterilerimizin ihtiyaçlarına uygun kişiselleştirilmiş hizmet sunmanın gururunu yaşıyoruz.
Adım 1: Etkinlik Hedeflerinizi ve Hedeflerinizi Tanımlayın:
Başka bir şeye başlamadan önce, bu özel olayla tam olarak neyi başarmak istediğinizi bilmek önemlidir. Potansiyel müşteri yaratmakla mı ilgili? Marka bilinirliğini artırmayı veya bir kilometre taşını kutlamayı mı sabırsızlıkla bekliyorsunuz? Net hedeflere sahip olmak, planınızı yönlendirmenize ve sonrasında başarıyı ölçmenize yardımcı olur.
Adım 2: Bütçe Belirleyin Kapsamlı bir bütçe oluşturun
Mekan maliyetlerinden yiyecek-içecek hizmetlerine ve diğerlerinin yanı sıra pazarlamaya ve ayrıca acil durum fonlarına kadar her şeyi kapsar. Bu, öngörülemeyen masraflara hazırlıksız yakalanmadan sınırlar dahilinde kalmanızı sağlayacaktır.
Adım 3 Etkinlik Planlama : Doğru Mekanı Seçin
Uygun yerin seçilmesi çok önemlidir çünkü misafirleriniz için katılımın ne kadar uygun veya zahmetli olacağını belirler. Kapasite, erişilebilirlik, farklı yerlerdeki olanaklar ve orada beklenen kişilerin ihtiyaçları gibi şeyleri göz önünde bulundurun. İyi bir seçim aynı zamanda bu istanbul da etkinlik sırasında beklenen genel deneyimi tamamlayan bir atmosfer yaratmalıdır.
Adım 4: Güçlü Bir Etkinlik Konsepti Oluşturun
Her toplantıda benzersiz bir şeyler olmalı ki, insanlar yoğun programlarına bakılmaksızın kendilerini toplantılara katılmaya çekilsinler; dolayısıyla, ister kurumsal seminerler olsun; ister belirli kitlelere yönelik herhangi bir etkinliğin arkasında her zaman ilgi çekici temalar bulunmalıdır; organizatörler tarafından belirlenen hedeflerin yanı sıra alaka düzeyi doğrudan marka kimliğiyle bağlantılı olan ürün lansmanları veya sosyal toplantılar vb.
Adım 5: Ayrıntılı Etkinlik Planı Yapın
Zaman çizelgeleri, diğerlerinin yanı sıra sorumluluklar da dahil olmak üzere lojistikle ilgili konularla ilgili her şeyin, yalnızca başarı için bir yol haritası olarak değil, aynı zamanda uygulama sırasında referans noktası olarak da görev yapması için kağıda döküldüğünden emin olun. Bu, her ekip üyesinin herhangi bir zamanda ne yapması gerektiğini ve nerede yapılması gerektiğini bilmesini sağlayacaktır.
Adım 6: Satıcılar ve Tedarikçilerle Etkileşime Geçin
Yiyecek ikramı gibi çeşitli hizmetleri güvence altına alırken, daha önceki anlaşmalarla yeterince güvenilir olduklarını kanıtlamış satıcılarla el ele çalışın; görsel-işitsel ekipman kiralama; dekorasyon sağlanması vb. Güven oluşturma çalışmaları burada çok önemlidir çünkü bu , ilgili iki taraf (etkinlik organizatörleri ve ilgili ortakları) arasında kurulan iş ilişkisinin niteliğine bağlı olarak hizmet kalitesinin daha da artırılmasının bir yoludur .
Adım 7: Etkinliğinizi Tanıtın :
Herhangi bir etkinliğin tanıtılması, mümkün olduğu kadar çok katılımcının ilgisini çekmede ve dolayısıyla sonunda başarılı olmada önemli bir rol oynar. Sosyal medya platformları, e-posta kampanyaları ve hatta geleneksel reklamcılık yöntemleri gibi farklı pazarlama kanallarını kullanın, böylece gereken yerde, yakında gerçekleşmesi beklenen şeyin hızla yayılması sağlanır. İzleyiciyi duygusal olarak meşgul eden görseller kullanın ve aynı zamanda ilgi uyandırabilecek içerik kullanarak daha önceden daha fazla kayıt yapılmasını sağlayın.
Adım 8 Etkinlik Planlama : Saha Yönetimine Hazırlanın:
Etkinliğin gerçekleştiği gün boyunca özel bir saha yönetim ekibine sahip olmanın önemini asla göz ardı etmeyin. Bu personel, başlamadan önce işlerin ayarlanması da dahil olmak üzere faaliyetlerin her zaman sorunsuz yürütülmesini sağlayacaktır; Süreç boyunca tedarikçilerle koordinasyon sağlamak ve başarılı bir şekilde tamamlanana kadar onlardan beklenen diğer görevlerin yanı sıra her şeyin programa uyup uymadığını takip etmek.
Adım 9: Etkinlik Öncesi Çözüm Yolu Yapın
Bir etkinliğe ev sahipliği yapmadan birkaç gün önce meslektaşlarınızı satıcılar gibi önemli paydaşların yanına götürün ve orada herhangi bir ihtiyaç ortaya çıkarsa son rötuşların yapılacağı mekana götürün ve aynı zamanda o gün içinde bu özel ortamda en iyi akışın nasıl gerçekleşmesi gerektiğine ilişkin görüşleri uyumlu hale getirin. önceden yeterince hazırlanır.
Adım 10: Geri Bildirim Toplayın
Başarıyı Değerlendirin Her şey başarılı bir şekilde sona erdikten sonra, katılımcıların kendi görüşlerini ve gerçekleştirme sürecinde rol alan hizmet sağlayıcıların görüşlerini toplayın. Bu tür geri bildirimler, organizasyon sırasında iyi çalışan alanların belirlenmesine yönelik aydınlatıcı görevi görürken aynı zamanda iyileştirmelerin nerede yapılabileceğine işaret ederek gelecekteki etkinliklere hazırlık konusunda bilgi sağlar. Fikirleri unutulmaz anılara dönüştürmenin ustasıyız. Sadece bu önemli adımları izleyin; başarı siz farkına bile varmadan kapınızı çalacaktır.
Başlamaya hazırmısın?
İstanbul‘un canlı manzarasında bir etkinliğe ev sahipliği yapmak hakkında konuşabilmek için bugün bizimle iletişime geçin. Daha fazla ipucu veya profesyonel planlama yardımı için lütfen web sitemizi ziyaret edin veya deneyimli ekip üyelerimizden biriyle iletişime geçin.