Kurumsal Etkinliklerde Yapılan 5 Büyük Hata

Kurumsal etkinlikler, şirketler için önemli fırsatlar sunar ancak bazı yaygın hatalar etkinliğin başarısını olumsuz etkileyebilir. Bu makalede, bu hatalardan kaçınmanın yollarını ele alacağız.

Etkinliklerin başarısız olmasının en büyük sebeplerinden biri yetersiz planlamadır. Detaylı bir program ve zaman çizelgesi oluşturmak hayati öneme sahiptir. Etkinlik gününe kadar her detayın düşünülmesi, olası aksiliklere karşı önlemlerin alınması gerekmektedir. Bu, sadece etkinliğin akışını değil, aynı zamanda katılımcıların memnuniyetini de doğrudan etkiler.

Kötü zamanlama, katılımcıların mevcudiyetini göz ardı ederek yapılan bir hatadır ve bu, düşük katılım ve ilgiyle sonuçlanabilir. Tarih seçimi konusunda dikkatli olunmalı, katılımcıların çoğunun müsait olacağı bir zaman dilimi tercih edilmelidir. Ayrıca, etkinliğin önemli günler veya tatillerle çakışmamasına özen gösterilmelidir.

Etkinliğin türüne ve büyüklüğüne uygun olmayan mekanlar, katılımcıların deneyimini olumsuz etkileyebilir. Yanlış mekan seçimi, sadece katılımcıların rahatını değil, aynı zamanda etkinliğin genel atmosferini de etkiler. Mekan seçimi konusunda titiz davranılmalı, etkinliğin ihtiyaçlarına ve katılımcı sayısına uygun bir yer tercih edilmelidir.

Bütçeyi doğru bir şekilde planlamamak ve yönetmemek, beklenmedik maliyetlerin ortaya çıkmasına yol açabilir. Mali disiplin önemlidir. Etkinlik bütçesini hazırlarken her türlü gider detaylı bir şekilde hesaplanmalı ve ekstra masraflar için bir miktar bütçe ayrılmalıdır. Böylece, sürpriz maliyetler karşısında etkinlik kalitesinden ödün vermek zorunda kalmazsınız.

Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında etkili bir iletişim stratejisi oluşturulmaması, katılımcı memnuniyetsizliğine sebep olabilir. İletişim kanallarını etkin kullanın. Katılımcılara etkinlik hakkında düzenli güncellemeler sağlamak, sorularını zamanında cevaplamak ve geri bildirimlerini almak, etkinliğin başarısını artırır. Egtevent tarafından en iyi ve mükemmel kurumsal etkinlikler etkinlik istanbul

 

Yetersiz Planlama

 

, kurumsal etkinliklerin başarısızlığa uğramasının en önemli nedenlerinden biridir. Bu, genellikle etkinlik öncesinde yeterince zaman ayrılmaması, detayların göz ardı edilmesi veya olası risklerin değerlendirilmemesinden kaynaklanır. Etkinlik planlamasında başarıya ulaşmanın anahtarı, her detayı titizlikle düşünmek ve proaktif bir yaklaşım benimsemektir.

Planlama sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

• Etkinlik Hedeflerinin Belirlenmesi: Etkinliğin amacının net bir şekilde tanımlanması, geri kalan tüm planlamanın temelini oluşturur.
• Zaman Çizelgesinin Oluşturulması: Etkinlik tarihinden önce yapılması gerekenlerin bir listesini çıkarın ve her bir görev için gerçekçi zaman aralıkları belirleyin.
• Bütçe Planlaması: Tüm masrafları dikkate alarak bir bütçe planı yapın ve beklenmedik giderler için bir miktar bütçeyi kenara ayırın.
• Risk Değerlendirmesi: Olası sorunları önceden belirleyin ve bunlara karşı önlemler geliştirin.
• Görev Dağılımı: Etkinlikle ilgili görevleri, ekip üyeleri arasında adil bir şekilde dağıtın ve herkesin sorumluluklarını net bir şekilde anlamasını sağlayın.

Yetersiz planlamanın üstesinden gelmek için detaylara dikkat etmek, esnek olmak ve iyi bir takım çalışması yürütmek esastır. Etkinlik başarısını artırmak için bu adımları takip ederek, sürprizlere ve beklenmedik durumlara hazırlıklı olabilirsiniz.

 

Kötü Zamanlama

 

Kötü zamanlama, kurumsal etkinliklerin başarısızlığa uğramasının en yaygın sebeplerinden biridir. Katılımcıların mevcudiyetini göz ardı ederek yapılan kötü zamanlama, düşük katılım ve ilgiyle sonuçlanabilir. Örneğin, önemli bir tatil gününe veya sektördeki başka büyük bir etkinliğe denk gelen bir tarih seçimi, beklenen katılımı ciddi şekilde düşürebilir. Aynı şekilde, hedef kitlenizin çoğunlukla meşgul olduğu saatlerde etkinlik planlamak da katılımı olumsuz etkileyebilir.

Doğru zamanlamayı seçmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

• Hedef Kitlenizin Tercihlerini Araştırın: Katılımcılarınızın çoğunlukla müsait olduğu gün ve saatleri belirlemek için önceden bir araştırma yapın.
• Sektör Takvimini Gözden Geçirin: Sektörünüzdeki diğer etkinliklerle çakışmamak için etkinlik takvimini kontrol edin.
• Tatil Dönemlerinden Kaçının: Ulusal tatiller ve okul tatilleri gibi zamanlardan kaçınarak daha yüksek katılım sağlayabilirsiniz.
• Erken Planlama Yapın: Katılımcıların etkinliğinizi ajandalarına ekleyebilmeleri için mümkün olduğunca erken tarih belirleyin ve duyurun.

Etkinliğinizin başarısını artırmak için, zamanlamayı stratejik bir şekilde planlamak ve potansiyel katılımcıların ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak önemlidir. Doğru zamanlama, etkinliğinize olan ilgiyi ve katılımı maksimize ederek, hedeflerinize ulaşmanızda kritik bir rol oynar.

 

Yanlış Mekan Seçimi

 

Kurumsal etkinliklerin başarısı, seçilen mekanın uygunluğuna büyük ölçüde bağlıdır. , katılımcıların deneyimini doğrudan etkileyerek etkinliğin genel algısını olumsuz yönde değiştirebilir. Bu nedenle, mekan seçimi sürecinde dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta bulunmaktadır.

• Katılımcı Sayısı: Etkinliğin büyüklüğüne uygun olmayan mekanlar, hem fazla kalabalık hem de boş görünen bir ortam yaratabilir. Katılımcı sayısını doğru tahmin etmek, mekan seçiminde kritik bir öneme sahiptir.
• Ulaşım Kolaylığı: Katılımcıların etkinlik mekanına kolayca ulaşabilmesi, katılım oranını doğrudan etkiler. Ulaşım seçenekleri ve otopark gibi detaylar göz önünde bulundurulmalıdır.
• Teknik Altyapı: Özellikle teknoloji odaklı etkinliklerde, mekanın gerekli teknik altyapıya sahip olması gerekmektedir. Ses, ışık, görüntü sistemleri ve internet bağlantısı gibi unsurlar önem taşır.
• Atmosfer: Mekanın atmosferi, etkinliğin teması ve amacıyla uyumlu olmalıdır. Kurumsal bir etkinlik için resmi, bir ekip oluşturma etkinliği için ise daha rahat bir ortam tercih edilebilir.

Yanlış mekan seçiminin etkinlik üzerindeki olumsuz etkilerinden kaçınmak için, etkinlik planlaması sürecinin başlarında detaylı bir araştırma yapılması önerilir. Mekan seçimi, etkinliğin başarısını doğrudan etkileyen en önemli faktörlerden biridir ve bu süreçte titizlikle hareket edilmesi gerekir.

 

Bütçe Yönetiminde Hatalar

Bütçe yönetimi, kurumsal etkinliklerin başarıyla gerçekleşmesi için kritik bir unsurdur. Ancak, birçok organizatör bu alanda yapılan hataların farkında olmayabilir. Bu hatalar, etkinliğin maliyetinin beklenenden çok daha fazla olmasına, hatta bazı durumlarda etkinliğin finansal olarak zararla sonuçlanmasına yol açabilir. Aşağıda, bütçe yönetiminde yapılan yaygın hataları ve bunlardan nasıl kaçınılacağını ele alacağız.

• Detaylı bir bütçe planı yapmamak: Etkinlik için genel bir bütçe belirlemek yeterli değildir. Her bir kalemin detaylı bir şekilde planlanması ve olası ekstra masraflar için bir miktar bütçe ayrılması gerekmektedir.
• Beklenmedik masrafları göz ardı etmek: Etkinlik sırasında beklenmedik masrafların ortaya çıkması kaçınılmazdır. Bu tür durumlar için bütçede bir miktar “acil durum fonu” ayrılmaması, maliyetlerin kontrolden çıkmasına neden olabilir.
• Maliyetlerin sürekli takibini yapmamak: Etkinlik hazırlıkları sırasında maliyetlerin sürekli olarak takip edilmesi ve bütçe planı ile karşılaştırılması önemlidir. Bu, herhangi bir sapmayı erken fark etmek ve gerekli düzeltmeleri yapmak için elzemdir.
• İndirimler ve sponsorluklar için pazarlık yapmamak: Etkinlik için gerekli malzeme ve hizmetlerin tedarikçileri ile pazarlık yapmak, maliyetleri önemli ölçüde azaltabilir. Ayrıca, sponsorluk anlaşmaları da etkinlik bütçesine önemli katkılar sağlayabilir.

Bütçe yönetiminde yapılan hatalardan kaçınmak, etkinliğin hem mali hem de genel başarısı için hayati öneme sahiptir. Etkin bir bütçe yönetimi, beklenmedik durumlarla başa çıkabilme yeteneği ve etkinliğin genel hedeflerine ulaşılmasında büyük rol oynar. Bu yüzden, etkinlik bütçenizi planlarken yukarıda belirtilen noktalara dikkat etmek, etkinliğinizin başarılı bir şekilde gerçekleşmesini sağlayacaktır.

İletişim Eksiklikleri

 

Kurumsal etkinliklerin başarısında iletişim, adeta bir köprü görevi görür. Etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında yeterli ve etkili iletişim kurulmaması, tüm çabaların boşa gitmesine neden olabilir. İletişim eksiklikleri, katılımcıların etkinlikten haberdar olmamalarından, etkinlik içeriği hakkında yeterli bilgiye sahip olmamalarına kadar birçok sorunu beraberinde getirebilir. Bu sorunları önlemek için aşağıdaki adımları izlemek faydalı olacaktır:

• Etkinlik Öncesi Bilgilendirme: Katılımcıların etkinlik hakkında tam ve doğru bilgilere sahip olmalarını sağlamak için etkinlik öncesinde e-posta, sosyal medya, broşürler gibi çeşitli kanallar aracılığıyla bilgilendirme yapın.
• Güncellemeleri Paylaşın: Etkinlik planında herhangi bir değişiklik olursa, bunu hızlıca katılımcılarla paylaşın. Son dakika değişiklikleri her zaman mümkündür, ancak bu bilgilerin katılımcılara zamanında ulaşması kritik önem taşır.
• Geribildirim Mekanizmaları Oluşturun: Katılımcıların etkinlik sırasında ve sonrasında görüş ve önerilerini kolayca paylaşabilmeleri için geribildirim kanalları oluşturun. Bu, gelecekteki etkinliklerinizin daha başarılı olmasına yardımcı olacaktır.
• Etkinlik Sonrası Teşekkür Mesajı: Etkinliğe katılan herkese teşekkür eden ve önemli anları özetleyen bir e-posta göndermek, katılımcılarla olan ilişkinizi güçlendirecek ve onları gelecek etkinlikler için motive edecektir.

Unutmayın, etkin iletişim sadece bilgi akışını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda katılımcıların etkinliğe olan bağlılığını ve memnuniyetini artırır. Etkinliklerinizde iletişim eksikliklerini gidermek, başarınızı önemli ölçüde artıracaktır.

 

egtevent, istanbul, Kurumsal Etkinlikler